Es cada vez más común hoy en día y atravesados por el ritmo acelerado en que vivimos, que nos encontremos en más de una ocasión, desbordados de actividades y tareas por hacer y nos resulta difícil definir por cual empezaremos y de qué manera lo haremos. Cuando son tantas las cosas que tenemos entre manos es muy fácil sentir que todo tiene el mismo nivel de prioridad y que debemos abarcar y abordar absolutamente todas las tareas con el mismo nivel de urgencia. Esto claramente suele agobiarnos y puede suceder que decidamos postergar el inicio de estas actividades con la obvia consecuencia de terminar sintiéndonos culpables e incapaces de llevar adelante lo que nos hemos propuesto.
Como salir entonces de esta situación que parece ser un circulo vicioso, sin principio ni final?
En primer lugar cabe mencionar que esta situación puede modificarse y que tiene solución, es decir, podemos establecer un orden en las actividades y tener más claridad en el momento de abordar las tareas pendientes.
Para esto es importante tener en cuenta las pautas que te menciono a continuación:
■ Todos sabemos que la semana laboral, en líneas generales comienza para el común de la población, el día lunes. Teniendo en cuenta este dato, me parece importante centrarnos en el último día laboral antes del inicio de semana. Te preguntaras, al leer esto, para que sirve centrarse en el día viernes, si la mayoría de las cosas importantes se trasladan al lunes y el viernes suele ser un día más distendido en el que uno está más enfocado en lo que hará el fin de semana que en lo que queda pendiente para la semana entrante.
Bien, justamente por todos estos argumentos que acabo de mencionar y que vos seguramente estarás pensando, es que considero importante focalizarse en ese día. El viernes, solemos tener otro humor, otra energía ronda en nosotros y en nuestro entorno y es el día que estamos más predispuestos para hacer planes, sentimos que nada nos apura y tenemos mucho tiempo por delante. Podemos entonces utilizar un tiempo de este día para organizar y planificar las tareas que quedaron pendientes y definir que se podrá llevar a cabo la semana entrante. Si bien estamos tentados a cerrar la agenda, abandonar el escritorio y retirarnos de nuestros trabajos dejando todo como si fuéramos a escapar de una guerra, tenemos la opción de destinarle un breve tiempo del día a la planificación de aquello sobre cómo podemos iniciar la próxima semana laboral. Estoy segura que nuestra predisposición no será la misma el lunes por la mañana cuando comencemos nuestro trabajo si tenemos una lista u organigrama de aquello por lo que debemos arrancar, ya que esto nos brinda orden y claridad.
■ Otro punto importante, para tener en cuenta en el momento de armar el organigrama que mencionaba recién, es organizar las tareas de acuerdo al criterio de lo urgente e importante, lo urgente no importante, lo importante y no urgente, lo no importante y no urgente. Supongo que habrás leído y/o escuchado varias veces acerca de este orden, pero probablemente nunca te detuviste a tratar de pensar de esta manera. Y aunque parezca una obviedad, una vez que nos focalizamos en delimitar nuestras tareas de acuerdo a los tiempos, lo inmediato y lo que se puede llevar a cabo a mediano plazo, esto nos permite liberar de nuestras cabezas, cosas que nos impiden concentrarnos en lo actual, en nuestras tareas presentes. Es fundamental para hacer foco y poder concentrarnos, preservar en nuestra mente aquello que necesitamos trabajar en el momento y dejar fuera de nuestra atención aquello que ahora no necesitamos saber o recordar.
■ Un tema fundamental también para abordar con mayor productividad nuestra jornada laboral, es generar un clima que nos acompañe en nuestro rendimiento y que nos permita concentrarnos y rendir al máximo. Es importante que evitemos cuestiones que nos generen distracciones, como por ejemplo tener las cuentas de las redes sociales o las cuentas de mails abiertas , cosa que hace que nos estén todo el tiempo avisando de nuevas entradas de notificaciones o mails y que generen nuestra distracción y dispersión inmediatamente. Podemos delimitar un horario y una determinada cantidad de tiempo para chequear los mails o entrar a nuestras redes sociales sin tener que estar a disposición de las mismas incondicionalmente.
■ Y de la mano de lo anterior, señalo como importante, las pequeñas pausas y gratificaciones que podemos darnos durante la jornada laboral, ya sea, para comer o tomar algo rico que nos reconforte, levantarnos cinco minutos para estirar las piernas, caminar y volver descontracturados a nuestro puesto de trabajo o tomarnos cinco minutos para escuchar un tema musical que nos motive. Los recreos o pequeñas pausas nos relajan, nos distienden y nos aportan la posibilidad de retomar nuestras tareas más enfocados , efectivos y eficaces.
Ahora que te mencione cuales son las pautas que considero importantes y factibles de ser aplicadas por cualquiera y en la mayoría de los ámbito laborales, me interesaría escuchar tus comentarios, que te sirve a vos, si alguna vez aplicaste algo de esto o si tenes otros tips que quisieras compartir .
¡Hasta la próxima!
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¡Muchas gracias!
Maria Noel
Me encantó el artículo, ya que te obliga a repensar varias cosas, una de ellas, fundamental, es saber distinguir lo urgente de lo importante, y no es fácil, otra es saber integrar un equipo, saberte hacer ayudar, también tomarte esas pausitas reparadoras para por ejemplo, saber de la vida familiar o personal de gente muy próxima. Como testimonio aporto que todas las mañanas nos tomábamos todo el equipo juntos un café y justamente no se hablaba de trabajo, sino de la situación personal de cada uno. Luego empezábamos el día…cada conjunto encuentra su mejor camino…